GIAO TIẾP DỰ ÁN TRONG THIẾT KẾ CÔNG NGHIỆP
Giao Tiếp Dự Án Trong Thiết Kế Công Nghiệp
Trong lĩnh vực thiết kế công trình công nghiệp, việc hợp tác với các chủ đầu tư Trung Quốc thường gặp một đặc điểm nổi bật: họ chỉ sử dụng WeChat làm nền tảng giao tiếp chính. Với tính phổ biến, linh hoạt và tiện lợi, WeChat không chỉ là công cụ giao tiếp cá nhân mà còn là phương tiện chính để trao đổi thông tin dự án. Tuy nhiên, khi áp dụng vào các dự án lớn, phức tạp như thiết kế và xây dựng công trình công nghiệp, sự phụ thuộc vào WeChat đặt ra nhiều thách thức đáng kể cho quản lý thông tin dự án.
Khó khăn khi quản lý thông tin qua WeChat
Phân mảnh thông tin: Trong các dự án thiết kế công trình công nghiệp, thông tin từ bản vẽ kỹ thuật, tiến độ công việc đến tài liệu quan trọng thường bị phân tán trên các nhóm trò chuyện, khiến việc quản lý trở nên kém hiệu quả.
Khả năng truy vết thấp: WeChat không được thiết kế để lưu trữ và tổ chức dữ liệu lâu dài, gây khó khăn khi cần tìm lại thông tin trong các giai đoạn đánh giá hoặc phê duyệt.
Rủi ro bảo mật: Các dự án thiết kế công trình công nghiệp thường chứa đựng thông tin nhạy cảm, dễ gặp rủi ro khi trao đổi qua nền tảng không chuyên dụng.
Giải pháp tích hợp và quản lý hiệu quả
Để giải quyết, cần xây dựng quy trình tích hợp thông tin giữa WeChat và PMIS (project management information system):
️ Tự động hóa dữ liệu: Sử dụng công cụ như Power Automate để chuyển tin nhắn, tài liệu từ WeChat sang SharePoint.
️ Quy định lưu trữ: Thông tin trao đổi trên WeChat phải được tổng hợp thành báo cáo hoặc nhật ký dự án chính thức trên hệ thống bằng các giải pháp công nghệ (wechat API hoặc kết hợp wechat + Power Automate)
️ Đào tạo đội ngũ: Nhân sự cần được hướng dẫn cách tối ưu hóa việc sử dụng WeChat cho dự án công nghiệp.
Sự phối hợp chặt chẽ giữa WeChat và PMIS không chỉ đáp ứng thói quen của chủ đầu tư Trung Quốc mà còn đảm bảo tính minh bạch, nhất quán và hiệu quả trong quản lý dự án thiết kế công trình công nghiệp.
————————————
Project Communication in Industrial Design
In the field of industrial project design, collaboration with Chinese investors often features a distinctive characteristic: they exclusively use WeChat as the primary communication platform. With its popularity, flexibility, and convenience, WeChat serves not only as a personal communication tool but also as the main medium for project information exchange. However, when applied to large, complex projects such as industrial facility design and construction, the reliance on WeChat presents significant challenges for project information management.
Challenges in Managing Information via WeChat
Fragmented Information: In industrial design projects, information ranging from technical drawings, work schedules, to important documents is often dispersed across various chat groups, making management inefficient.
Low Traceability: WeChat is not designed for long-term data storage or organization, which makes it difficult to retrieve information during evaluation or approval stages.
Security Risks: Industrial design projects typically contain sensitive information, which can be at risk when exchanged through a non-specialized platform.
Effective Integration and Management Solutions
To address these challenges, it is crucial to establish a process for integrating information between WeChat and the Project Management Information System (PMIS):
️ Data Automation: Use tools such as Power Automate to transfer messages and documents from WeChat to SharePoint for more efficient data management.
️ Storage Regulations: Information exchanged on WeChat should be compiled into formal reports or project logs within the system using technological solutions (e.g., WeChat API or integrating WeChat + Power Automate).
️ Team Training: Personnel should be trained on how to optimize the use of WeChat for industrial project management.
A seamless integration between WeChat and PMIS not only aligns with the communication habits of Chinese investors but also ensures transparency, consistency, and efficiency in managing industrial project design.
Contact IDCo now for detailed consultation and learn more about our diverse services!
————————————
IDCo | Uy Tín – Chất Lượng – Đúng Tiến Độ
Trụ sở chính: 146 Nguyễn Công Trứ, P. Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TP.HCM
☎️ Hotline: (+84.28) 3821 1672 – 3821 5329
Fax: (+84.28) 3821 3004
Find Out More About IDCo and IDCo’s Previous Project
IDCo , #pháp_lý_dự_án , #tư_vấn_thiết_kế #khảo_sát_xây_dựng #tư_vấn_giám_sát #project_legal, #design_consulting #construction_survey #supervision_consulting #fdi_to_vietnam #quang_ngai_fdi_investment #factory_design_build #factory_build_supervision